O mailing é o recurso do CXM de Atendimento PipeRun que permite criar ou atualizar cadastros de clientes e organizações em massa a partir de uma planilha. Em vez de inserir contatos um a um, você carrega um arquivo com todos os dados e o sistema realiza o processamento de forma centralizada, registrando cada importação com nome, status e log de erros para rastreamento completo.
Neste artigo, você aprenderá a realizar uma importação de mailing do início ao fim: desde a preparação do arquivo até a conclusão da gravação dos dados na base.
A importação acontece em etapas sequenciais: selecionar o arquivo, preparar os dados com mapeamento de colunas e regras de tratamento, revisar a validação e, por fim, confirmar a gravação. Seguir esse fluxo garante que os dados cheguem à base com precisão e em conformidade com a LGPD.
REQUISITOS
Conta ativa no CXM de Atendimento PipeRun;
Acesso ao Painel Administrativo;
Planilha de dados nos formatos .xls, .xlsx ou .csv preparada e salva na sua máquina;
TÓPICOS DO ARTIGO
PREPARE A PLANILHA ANTES DE IMPORTAR
Antes de acessar o sistema, monte a planilha com os dados que você quer importar. O CXM de Atendimento PipeRun aceita três formatos de arquivo: .xls, .xlsx e .csv. Você tem três caminhos para estruturar o documento, e a escolha depende do que já está disponível na sua operação.
A primeira opção é usar o arquivo modelo do próprio CXM de Atendimento PipeRun, disponível para download diretamente na tela de importação.
Este modelo apresenta as colunas estáveis do sistema. Por favor, preencha as colunas relevantes para o seu lote e deixe-as em branco aquelas que não se aplicam.
A segunda opção é continuar usando um modelo do padrão anterior, caso sua equipe já tenha um template consolidado. Ele segue compatível com a versão atual.
A terceira opção é montar uma planilha própria com as colunas que a sua operação exige. Como o CXM combina cada coluna da planilha com um campo do sistema durante a etapa de preparação, a estrutura do arquivo é flexível e você pode incluir ou remover colunas livremente.
Se tiver dúvida sobre quais colunas incluir, baixe o arquivo modelo na tela de importação e adapte-o. Ele serve como ponto de partida e pode ser editado sem restrições.
ACESSE A TELA DE MAILINGS
A tela de mailings centraliza todas as importações realizadas na conta. Ao acessá-la, você visualiza um histórico completo com nome do mailing, arquivo de origem, quantidade de linhas importadas, status, datas de criação e conclusão e o log de erros de cada operação. Esse painel facilita o acompanhamento e a auditoria das importações da equipe.
No Painel Administrativo, clique em "Ações em massa (1)" no menu lateral e, em seguida, clique em "Mailings (2)".
A tela exibe a listagem de importações com filtros para localizar registros específicos. Use o filtro "Status" para selecionar o estado da importação, as opções disponíveis são Em edição, Importado com sucesso, Importado com erro e Erro na importação. Use o campo "Buscar" para localizar um registro pelo nome do mailing ou pelo nome do arquivo.
O status Em edição identifica mailings que foram iniciados mas ainda não tiveram a importação confirmada. Use esse filtro para retomar uma importação que ficou em andamento nas etapas de preparação ou revisão.
Os dois status de erro têm causas diferentes. Importado com erro indica que a importação foi concluída, com os registros válidos gravados e os inválidos de fora e o arquivo de erro fica disponível na coluna Log de erros. Erro na importação indica falha no processamento do arquivo inteiro, sem nenhum registro gravado. Nesse caso, refaça a importação do início.
Na coluna "Ações" de cada linha, você tem dois recursos: a lupa para visualizar os detalhes da importação e o ícone de edição para alterar o nome do mailing. Para iniciar uma nova importação, clique em "+ Importar mailing".
SELECIONE O ARQUIVO
Nesta etapa, você identifica a importação com um nome e anexa a planilha que será processada. O nome informado aqui aparece na listagem de mailings e serve como referência para localizar o registro no histórico. Escolha um nome descritivo que indique o lote ou a campanha, como "Leads Webinar Junho" ou "Atualização Base RJ".
Clique em "+ Importar mailing" na tela de mailings.
No campo "Nome do mailing", informe um nome que identifique esta importação. Este campo é obrigatório.
Em "Selecione a origem do arquivo", clique em "Computador" e escolha a planilha salva na sua máquina. Os formatos aceitos são .xls, .xlsx e .csv.
Após anexar o arquivo, o sistema exibe o nome e o tamanho do documento. Caso precise substituir o arquivo, clique em "Trocar arquivo" e selecione outro documento.
Se ainda não tiver uma planilha pronta, clique em "Baixar arquivo modelo" nesta tela para obter o template padrão do CXM de Atendimento PipeRun com as colunas já estruturadas.
Clique em "Avançar" para ir para a próxima etapa.
PREPARE OS DADOS
Esta é a etapa mais completa da importação. Aqui você define para onde vai cada coluna da planilha, como o sistema deve tratar os cadastros que já existem na base e qual é a base legal para o tratamento dos dados, conforme exigido pela LGPD. O bloco "Pendências" acompanha tudo o que ainda precisa ser resolvido antes de avançar , ele vai diminuindo conforme você conclui cada configuração.
COMBINE AS COLUNAS COM OS CAMPOS DO CXM
O CXM de Atendimento PipeRun lê o cabeçalho da planilha e tenta combinar automaticamente cada coluna com um campo do sistema. A tabela exibe o resultado dessa leitura em três colunas: Status, Campo da planilha e Campo do CXM. O ícone verde confirma a combinação já resolvida. O ícone de alerta destaca as linhas que ainda precisam da sua ação.
Para cada linha com alerta, abra o seletor "Campo do CXM" e escolha o campo de destino. A lista reúne campos nativos e campos customizados organizados por grupo, com busca por nome disponível.
Caso não queira importar o conteúdo de uma coluna, marque a opção "Não importar" naquela linha para ignorá-la.
Atenção! Toda coluna da planilha precisa de um destino. Combine cada coluna com um campo do CXM ou marque "Não importar". Colunas sem destino impedem o avanço para a próxima etapa.
CRIE UM CAMPO CUSTOMIZADO DURANTE A IMPORTAÇÃO
Quando a planilha traz uma informação que ainda não existe como campo no CXM de Atendimento PipeRun, você pode criar o campo sem sair da importação. Isso evita interromper o processo para acessar outra tela de configuração.
Abra o seletor "Campo do CXM (1)" da coluna desejada e role a lista até o fim e selecione "-- Criar campo customizado -- (2)".
No modal que se abre, informe o "Nome do campo" e clique em "Criar e usar".
O campo é criado, integrado ao cadastro de clientes e aplicado automaticamente à coluna que originou a criação. O ícone de alerta daquela linha desaparece e o bloco Pendências é atualizado.
O campo criado por esse caminho nasce sempre do tipo texto. Para ajustar o nome ou o tipo do campo após a importação, acesse o cadastro de campos customizados ou o cadastro de etiquetas.
IMPORTE ETIQUETAS PELA PLANILHA
Se a planilha contiver uma coluna com etiquetas, combine essa coluna com o campo "Etiquetas (separadas por vírgula)" no seletor. Quando uma linha tiver mais de uma etiqueta, os valores devem estar separados por vírgula dentro da célula. Etiquetas já cadastradas no sistema são atribuídas ao cadastro do contato. Etiquetas inexistentes são criadas automaticamente no momento da importação.
Se você deseja adicionar varias etiquetas ao cadastro do cliente, informe o valor das etiquetas separados por vírgula
Ao importar arquivos de mailing no padrão antigo as informações contidas na coluna Hashtag são convertidas em etiquetas.
APLIQUE ETIQUETAS GLOBAIS
As etiquetas globais são aplicadas a todos os registros do arquivo, independentemente do que está na coluna de etiquetas da planilha. Use esse recurso para marcar o lote inteiro com a identificação da campanha ou da origem do arquivo, enquanto a coluna da planilha fica reservada para o que varia a cada contato.
Clique em "Etiquetas globais" no final da página.
No modal, use o campo "Buscar etiqueta (1)" para localizar a etiqueta pelo nome ou role a lista e marque uma ou mais etiquetas. Para cadastrar uma etiqueta nova, clique em "+ Criar nova etiqueta (2)".
Clique em "Aplicar". As etiquetas escolhidas aparecem abaixo do botão, na área "Etiquetas que serão aplicadas a todos os registros". Para retirar uma etiqueta, clique no "x" ao lado do nome.
Após aplicar as etiquetas globais, você poderá visualizar as etiquetas atribuídas e, se necessário, remover alguma delas.
DEFINA AS AÇÕES DA IMPORTAÇÃO
No bloco "Regras da importação", escolha como o CXM de Atendimento PipeRun deve tratar os cadastros que já existem na base. Essa decisão determina se os dados existentes serão preservados, complementados ou substituídos pelos dados do arquivo.
Defina as ação que será executada ao concluir a importação:
Manter cadastro e complementar com novos dados: preenche apenas os campos vazios do cadastro existente e adiciona contatos, campos personalizados e etiquetas inéditas, sem sobrescrever dados já preenchidos.
Atualizar dados: substitui os dados existentes pelas informações do arquivo importado, mantém os contatos já cadastrados e adiciona os novos.
Descartar novos e manter existentes: descarta os dados do arquivo para clientes já cadastrados e mantém o cadastro atual intacto.
A opção "Atualizar dados" substitui informações já gravadas na base. Confira o conteúdo da planilha com cuidado antes de escolher esta regra, pois a ação não pode ser desfeita automaticamente.
INFORME A BASE LEGAL E A ORIGEM DOS DADOS
A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) exige uma base legal para o tratamento de dados pessoais de pessoas físicas. O preenchimento desses campos é obrigatório e o sistema não libera o avanço sem eles.
No campo "Base legal para tratamento de dados importados", selecione o fundamento legal aplicável. As opções disponíveis são: Consentimento do titular, Execução de contrato, Obrigação legal, Legítimo interesse, Proteção ao crédito e Processo judicial.
No campo "Origem legal dos dados importados (LGPD)", descreva de onde vieram os dados, como o nome da campanha ou o formulário que originou a lista. Esse registro comprova a procedência da base perante a legislação.
Marque a caixa de "Declaração" para confirmar que a base legal e a origem indicadas estão corretas e assumir responsabilidade por eventual indicação inverídica.
Quando não houver mais itens em aberto no bloco Pendências, o sistema exibe a mensagem "Tudo certo! Você já pode avançar para a revisão." e libera o botão "Avançar".
Clique em "Avançar". O sistema apresenta o modal "Confirmação de regra de importação" com o nome e o comportamento da regra escolhida. Digite CONFIRMAR no campo indicado (1) e clique em "Sim, avançar".
A confirmação existe para evitar alterações indesejadas na base. Sem digitar a palavra CONFIRMAR exatamente como exibida, o sistema apresenta erro e mantém você na etapa de preparação.
REVISE OS DADOS
Antes de gravar qualquer informação, o CXM de Atendimento PipeRun valida todos os registros da planilha e apresenta os resultados nesta etapa. O cabeçalho da tela exibe o nome do arquivo, o responsável pela importação e a data e hora do envio, garantindo rastreabilidade completa do processo.
A tabela abaixo da faixa apresenta o conteúdo da planilha já combinado com os campos do CXM. O cabeçalho de cada coluna traz o nome original da planilha e, logo abaixo, o campo de destino entre colchetes. Use o campo "Buscar em qualquer coluna" para localizar um registro específico pelo conteúdo de qualquer campo. O ícone verde na coluna Status confirma o registro válido; o ícone vermelho marca os registros com erro.
CONFIRA A PRÉVIA DA IMPORTAÇÃO
A faixa superior resume a validação e informa quantos registros estão prontos para importação. Clique em "Ver detalhes" para abrir os indicadores por categoria: Geral (total de clientes, total de organizações, registros válidos e registros com erro), Clientes (quantidade para criar, atualizar e ignorados) e Organizações (quantidade para criar, atualizar e ignoradas). Esses números permitem antecipar o impacto da importação antes de confirmá-la.
CORRIJA OS REGISTROS COM ERRO
Se houver registros inválidos, o número de erros aparece destacado na faixa de prévia. Corrija esses registros antes de confirmar a importação para garantir que todos os dados sejam gravados.
Clique no número abaixo de "Registros com erro" para abrir a tela de correção. A tabela lista apenas as linhas inválidas e traz a coluna Motivo com a descrição do problema de cada registro.
Localize o valor destacado em vermelho, com o ícone de lápis ao lado, e clique sobre ele para editar a informação.
Ajuste o valor incorreto diretamente no campo e clique em "Salvar e validar dados novamente".
O sistema refaz a validação e atualiza a prévia. Quando todos os registros ficam válidos, a faixa passa a exibir "Todos os dados foram validados com sucesso" com fundo verde.
Inserir Imagem/vídeo/demo
Se o erro vier de uma coluna combinada com o campo errado, clique em "Revisar mapeamento" para retornar à etapa Prepare os dados e corrigir o mapeamento antes de prosseguir.
Se você concluir a importação com registros inválidos, o CXM grava somente os registros válidos, marca o mailing como "Importado com erro" e disponibiliza o arquivo de erro na coluna Log de erros. Nesse caso, corrija o arquivo e faça uma nova importação apenas com os registros que ficaram de fora.
CONCLUA A IMPORTAÇÃO
Com os dados validados e a revisão concluída, você está pronto para gravar os registros na base. Esta etapa é irreversível, após confirmada, a importação processa os registros conforme as regras definidas na etapa de preparação.
Na tela de revisão, clique em "Importar". O sistema apresenta o modal "Iniciar importação?" com o aviso de que os registros válidos serão criados ou atualizados na base.
Clique em "Iniciar importação" para confirmar.
O sistema retorna automaticamente à tela Mailings com o novo registro no topo da lista. Acompanhe o resultado pelas colunas Linhas importadas (1) e Status (2). Quando o processamento for concluído, o status é atualizado para Importado com sucesso ou para um dos status de erro, dependendo do resultado.
Use a lupa na coluna Ações para conferir os detalhes da importação a qualquer momento após a conclusão. Isso permite auditar o que foi importado e identificar rapidamente qualquer inconsistência.
PERGUNTAS FREQUENTES
1. "Posso usar uma planilha com colunas em ordem diferente do arquivo modelo?"
R: Sim. O CXM de Atendimento PipeRun lê o cabeçalho da planilha e tenta combinar automaticamente cada coluna com um campo do sistema, independentemente da ordem. Na etapa Prepare os dados, você revisa e ajusta os mapeamentos que não foram reconhecidos automaticamente. A estrutura do arquivo é flexível, e você pode incluir ou remover colunas conforme a necessidade da sua operação.
2. "O que acontece com os registros inválidos se eu confirmar a importação sem corrigi-los?"
R: O CXM grava apenas os registros válidos e marca o mailing como "Importado com erro". O arquivo com os registros inválidos fica disponível para download na coluna Log de erros da tela de mailings. Para importar os registros que ficaram de fora, corrija o arquivo e realize uma nova importação somente com esses itens.
3. "Posso retomar uma importação que ficou incompleta?"
R: Sim. Importações iniciadas mas não confirmadas ficam com o status "Em edição" na listagem de mailings. Use o filtro Status para localizar o registro e clique no ícone de lupa ou edição na coluna Ações para retomar o processo de onde parou.
4. "Os campos customizados criados durante a importação ficam disponíveis para outros cadastros?"
R: Sim. O campo criado pelo caminho "-- Criar campo customizado --" na etapa de preparação é integrado ao cadastro de clientes do sistema e fica disponível para todos os registros, não apenas para os da importação atual. Vale lembrar que o campo nasce sempre do tipo texto. Para ajustar o nome ou o tipo, acesse o cadastro de campos customizados após a importação.
5. "As etiquetas globais substituem as etiquetas que estão na coluna da planilha?"
R: Não. As etiquetas globais somam com as etiquetas vindas da coluna da planilha. Cada registro recebe tanto as etiquetas definidas globalmente quanto as etiquetas presentes na sua linha individual do arquivo. Use as globais para identificar a origem do lote, como o nome da campanha, e a coluna para o que varia a cada contato.
Pronto! Agora você sabe como realizar uma importação de mailing no CXM de Atendimento PipeRun, desde a preparação da planilha até a confirmação da gravação dos dados na base.
Em caso de dúvidas, chame nossa equipe no chat. 😉