Como preencher o arquivo .csv do mailing

O mailing é uma opção que permite importação de dados de clientes em massa no CRM de atendimento PipeRun. Essa funcionalidade pode ser utilizada para importar contatos, como também é um passo necessário para o envio em massa de mensagens através das campanhas.

Confira neste artigo as regras de preenchimento e quais os campos obrigatórios para o cadastro do mailing.

Para saber mais sobre o cadastro de mailings, acesse este artigo.

VÍDEO TUTORIAL

TÓPICOS DO ARTIGO

1. Como baixar o arquivo de exemplo
2. Como preencher o arquivo .csv do mailing
3. Regras de preenchimento e campo obrigatório
4. Como salvar o arquivo no Excel desktop
5. Como preencher o arquivo csv no Office 365 (online)
6. Como preencher o arquivo cxv no Google Sheets
7. Como preencher o arquivo csv no LibreOffice
8. Como converter o arquivo de mailing para o formato de importação

COMO BAIXAR O ARQUIVO DE EXEMPLO

Para realizar a importação do Mailing é necessário baixar o arquivo de exemplo atualizado para então realizar o preenchimento do arquivo.

1. No painel administrativo, clique em "Ações em massa" (1). Após, clique na opção "Mailing" (2) Baixar o arquivo de modelo para importação.

2. Na listagem de mailings clique em "Adicionar".

3. Na tela de adição do arquivo de importação clique em "Baixar arquivo de exemplo".

4. Selecione o local onde deseja salvar o arquivo e clique em "Salvar".

Pronto! O arquivo foi salvo e você pode realizar o preenchimento dos dados que deseja importar.

COMO PREENCHER O ARQUIVO .CSV DO MAILING

Para importar um mailing, você precisa enviar informações sobre os contatos a serem importados para sua base de dados. O mailing funciona como uma importação, mas de maneira mais simples.

Você deverá ter no seu arquivo uma coluna para cada campo a ser importado. Os campos DATA_TYPE, VALUE , CUSTOMER_NAME e CUSTOMER_EXTERNAL_ID são de preenchimento obrigatório. O campo MESSAGE só será obrigatório se o DATA_TYPE for informado "SMS".

Os demais campos são de preenchimento opcional, porém não deverão ser removidos da planilha de mailing. Se não informar um campo curinga, por exemplo, basta deixar a coluna com as células vazias.

O preenchimento da planilha segue a seguinte lógica: cada coluna representará um campo e cada linha será uma informação. No exemplo abaixo, vamos simular como deveríamos informar os campos e-mail e WhatsApp de um mesmo cliente.

Atenção! Caso deseje informar mais de um e-mail para o mesmo cliente, adicione mais uma linha com o DATA_TYPE de e-mail, como abaixo:

REGRAS DE PREENCHIMENTO E CAMPOS OBRIGATÓRIOS

Os campos que podem ser importados via mailing são:

• DATA_TYPE (campo obrigatório): corresponde ao tipo de campo a ser cadastrado. As opções disponíveis são "EMAIL", "SMS", "WHATSAPP" e "TELEFONE";
• VALUE (campo obrigatório): é o dado que corresponde ao campo informado em DATA_TYPE. Por exemplo, ao colocar DATA_TYPE como EMAIL, o VALUE deverá ser um endereço de e-mail válido;

Dica: quando o número de telefone informado incluir o DDI, é obrigatório iniciá-lo com o sinal “+”. Por exemplo: +5551999887755. Caso esse sinal não seja enviado, o sistema considerará que se trata de um número do Brasil (DDI 55).

• MESSAGE: é a mensagem a ser enviada em massa. É de preenchimento obrigatório caso o DATA_TYPE informado seja do tipo SMS;

Você poderá configurar o tipo de mensagem enviada no momento de criação da campanha. Para saber mais, acesse este artigo. 
Se não estiver importando um arquivo para envio de campanhas via SMS, apague o conteúdo da coluna "Message".

• CUSTOMER_NAME (preenchimento obrigatório): nome do cliente;
• CUSTOMER_DOCUMENT_NUMBER: número do documento do cliente, podendo ser CPF ou CNPJ. Deverão ser informados apenas números, ou seja, 11 caracteres para CPF e 14 para CNPJ;
• CUSTOMER_EXTERNAL_ID (campo obrigatório): código externo do cliente no CRM;

Atenção! Caso você informe no CUSTOMER_EXTERNAL_ID um ID externo já vinculado a um cliente, os dados informados serão incluídos no cadastro já existente.

Se você não tem código externo do cliente do seu CRM, informe o número do telefone ou o número do documento neste campo.

• HASHTAG: informe uma hashtag para vincular ao cliente. Caso não esteja previamente cadastrada, ela será criada no momento da importação;

Os campos Wilcard_01 até WilCard_10 são campos customizados do cadastro de cliente, mas estão temporariamente indisponíveis para importação.

Não remova as colunas, apenas  as deixe sem preenchimento.

• WILDCARD_01: campo curinga número 01;
• WILDCARD_02: campo curinga número 02;
• WILDCARD_03: campo curinga número 03;
• WILDCARD_04: campo curinga número 04;
• WILDCARD_05: campo curinga número 05;
• WILDCARD_06: campo curinga número 06;
• WILDCARD_07: campo curinga número 07;
• WILDCARD_08: campo curinga número 08;
• WILDCARD_09: campo curinga número 09;
• WILDCARD_10: campo curinga número 10;

Para saber mais sobre o que são e como utilizar campos curingas, acesse este artigo.

• ORGANIZATION_DOCUMENT_NUMBER: CNPJ da organização. É de preenchimento obrigatório se os campos ORGANIZATION_LEGAL_NAME ou ORGANIZATION_TRADE_NAME forem informados;
• ORGANIZATION_LEGAL_NAME: razão social da organização. É de preenchimento obrigatório se os campos ORGANIZATION_DOCUMENT_NUMBER ou ORGANIZATION_TRADE_NAME forem informados;
• ORGANIZATION_TRADE_NAME: nome fantasia da organização.

Para saber mais sobre o cadastro de organizações, acesse este artigo.

Após preencher a planilha, salve em formato CSV.

COMO SALVAR O ARQUIVO NO EXCEL (DESKTOP)

1.  Preencha todos os campos conforme a descrição do tópico 2.

2. Após preencher a planilha, clique em "Arquivo" e, após, em "Salvar como".

3. Selecione o local em que deseja salvar, como por exemplo "Este PC" (1), e em seguida, selecione na listagem de formatos a opção "CSV MS-DOS (.csv)" (2) e, após, clique em "Salvar" (3).

Pronto! O arquivo foi salvo. Agora clique aqui, para saber como converter o arquivo para o formato de importação.

COMO COMO SALVAR O ARQUIVO NO MICROSOFT 365 (ONLINE)

1. Baixe o arquivo de importação e salve no seu computador.

2. Faça o login na sua conta da Microsoft 365.

3. No menu á esquerda, clique em Excel.

4. Clique em "Carregar um arquivo".

5. Selecione o arquivo e clique em "Abrir".

6. Clique na planilha "Exemplo de arquivo".

7.  Preencha todos os campos conforme a descrição do tópico 2.

8. Clique em "Arquivo" (1), "Exportar" (2) e a seguir em "Baixar como CSV UTF-8".

9. Escolha o local e o nome do arquivo, por fim clique em "Salvar".

Pronto! O arquivo foi salvo. Agora clique aqui para saber como converter o arquivo para o formato de importação.

COMO SALVAR O ARQUIVO NO GOOGLE SHEETS

1. Faça login na sua conta para acessar o Google Drive.

2. Na tela do Google Drive clique em " + Novo".

3. Clique em "Planilha Google".

4. Na tela do Google Shets clique em "Arquivo" (1) e a seguir em "Abrir" (2).

4. Clique em "Upload".

5. Clique em "Procurar" para fazer o Upload do arquivo de exemplo que será preenchido para importação.

6. Localize o arquivo no seu computador e clique em "Abrir".

7. Clique na planilha "Exemplo de arquivo".

8. Realize o preenchimento do arquivo conforme descrito no tópico 2.

Dica: Ao inserir um telefone no campo "Value", utilize o formato +DDIDDDFone (exemplo: +555399999999).
Para que o número seja aceito corretamente, pode ser necessário formatar a coluna como texto.

Para isso, siga o caminho: Formatar(1), Número(2) e Texto simples (3).
Depois, insira o telefone utilizando este padrão: '+DDIDDDFone.

9. Após realizar o preenchimento clique em "Arquivo" (1), "Baixar" (2) e a seguir em "Valores separados por vírgulas (.csv)" (3).

10. Selecione o local onde deseja salvar o arquivo e clique em "Salvar".

Pronto! O arquivo foi salvo. Agora clique aqui para saber como converter o arquivo para o formato de importação.

COMO PREENCHER O ARQUIVO CSV NO LIBREOFFICE

1. No LibreOffice Calc, clique em "Arquivo" (1) e a seguir em "Abrir" (2).

2. Localize o arquivo no seu computador e clique em "Abrir".

3. Clique na planilha "Arquivo de exemplo".

4. Realize o preenchimento do arquivo conforme descrito no tópico 2.

5. Após realizar o preenchimento clique em "Arquivo" (1) e a seguir em "Salvar Como" (2).

6. Clique em "Tipo" e escolha a opção "Texto CSV(*.csv)".

7. Escolha o local onde deseja salvar o arquivo  e clique em "Salvar".

8. Na caixa de texto clique em "Utilizar formato CSV".

9. Selecione as opções de campo (1), Conjunto de caracteres "Unicode(UTF-8)", delimitador de campo ";" e delimitador de texto ". Clique em "Ok" para concluir a exportação do arquivo.

Pronto! O arquivo foi salvo. Agora clique aqui para saber como converter o arquivo para o formato de importação.

CONVERTER O ARQUIVO DE MAILING PARA O FORMATO DE IMPORTAÇÃO

Ao gerar o arquivo .csv, o delimitador padrão entre as colunas vem como “;” (ponto e vírgula) ou "," (vírgula).
Para que o arquivo seja importado corretamente no CXM de Atendimento, você precisa trocar esse separador por “|” (pipe).

Atenção! Não importa qual editor de planilhas você usou (Excel, Google Sheets ou outro), essa conversão sempre deve ser feita antes de importar o arquivo para o sistema.

Acompanhe o passo a passo para fazer esta conversão:

1. Localize o arquivo salvo e clique com o botão direito do mouse. Selecione a opção "Abrir com" (1), e depois clique na opção "Bloco de notas" (2).

2. Clique em "Editar" (1), e após, em "Substituir" (2).

3. Agora, em localizar informe ";" (ponto e vírgula)  ou "," e em substituir informe o "|" (pipe) conforme a imagem abaixo. Clique em "Substituir tudo".

4. Salve o arquivo. Pronto! Seu arquivo .csv já possui o delimitador "|" e está pronto para ser enviado como mailing.

Pronto! O arquivo foi convertido para o formato correto. Acesse este artigo para saber como realizar a importação.

Em caso de dúvidas, chame nossa equipe no chat. 😉